Selectie middels RFI en RFP traject

Selectie en implementatie van een Storage oplossing

De Andarr projectmanager was verantwoordelijk voor dit storage project. De scope van het project was breder dan alleen het implementeren van een nieuwe storage oplossing. Het betreft het implementeren van een nieuwe KA storage omgeving op twee centrale locaties, het aanpassen van locale datanetwerken, en het uitbreiden van back-up & restore faciliteiten. De Andarr projectmanager is vanaf het begin van het project betrokken geweest. De focus lag op een oplossing voor de opslag van informatie ten behoeve van de kantoorautomatisering. Hiervoor is in eerste instantie gestart met een Request for Information. Om commitment te waarborgen voor het project, en om er zeker van te zijn dat het project een voor het utiliteitsbedrijf acceptabele Return on Investment zou opleveren, heeft de Andarr projectmanager een business case opgesteld, die als toets voor het verdere verloop van het project is gehanteerd.

Begeleiding aanbesteding
Nadat de eerste informatie was verzameld middels een RFI, is met interne en externe experts een specificatie opgesteld waarmee een Request for Proposal kon worden uitgestuurd naar een groot aantal leveranciers. De Andarr projectmanager werkte daarbij nauw samen met de inkoopafdeling van het utiliteitsbedrijf.
De ontvangen offertes werden onder zijn leiding beoordeeld door een groep experts, waarna een shortlist is samengesteld. Daarna heeft de Andarr projectmanager samen met de inkoopafdeling met leveranciers onderhandeld en is uiteindelijk een contract afgesloten met een leverancier.

Kwaliteit
Tijdens het offertestadium is voortdurend getoetst wat de impact zou zijn van de te maken keuzes voor de locale datanetwerken, voor het WAN netwerk en voor de backup & restore faciliteiten.

Prijs/prestatie
De Andarr projectmanager heeft afspraken gemaakt met leveranciers over de implementatie van de oplossingen op de verschillende deelgebieden. Omdat de uiteindelijk gekozen storage oplossing een voor het utiliteitsbedrijf compleet nieuw concept is, werd een belangrijk onderdeel van het project een zogenaamde Proof of Concept, een uitgebreide acceptatiefase, waarin het correct functioneren van de gekozen oplossing in het ICT omgeving van het utiliteitsbedrijf aangetoond diende te worden.

Tenslotte kan worden opgemerkt dat de Andarr projectmanager ook een Service Level Agreement heeft opgesteld met de leverancier van de storage oplossing. Uiteraard was de Andarr projectmanager verantwoordelijk voor tijd, geld en kwaliteit. Om de shortlist en de uiteindelijke keuzen te kunnen bepalen is gekeken naar functionaliteit, prijs en Total Cost of Ownership.