Hebben wij Sharepoint?

De 52Blog is de corporate blog van Andarr. Het hele jaar door schrijven Andarr collega's blog's over uiteenlopende onderwerpen.

Door Martijn Schouten, Andarr consultant

Maandag ochtend, rustig opstarten en weer beginnen aan de week. Vervelend genoeg dacht één van de servers dit ook. De SharePoint omgeving is verdwenen. Gelukkig zit dit nog in de testfase, zo groot kan de ramp niet zijn. Toch?

Handig toch dat Sharepoint?
Helaas. Inmiddels zijn er tientallen, zoniet honderden collega’s die gebruik maakten van de SharePoint omgeving. Ze moesten even een documentje delen of hadden even snel een “workspace” nodig. Handig toch, dat SharePoint? Klikerdeklik en klaar is Kees. En zo zit je dus met een testomgeving die stiekem toch vrij cruciaal is.
Dit klinkt misschien wat kort door de bocht, maar dit komt vervelend genoeg veelvuldig voor. SharePoint –Microsoft’s centrale spil van de Office familie- wordt door een beheerder als zijspoor even snel geïnstalleerd zodat een select groepje collega’s ermee aan de slag kan. Dit selecte groepje wordt echter steeds groter en groter. Zonder dat er rekening wordt gehouden met de verschuiving van belangrijke data en de bijbehorende aanpassingen in de back-up strategie.

Ideaal voor kennisdeling
Als voorstander van SharePoint (-achtige producten) loop ik graag langs alle voordelen van dit product. Hiervoor kun je echter ook op de site van Microsoft kijken. De korte samenvatting is dat het een ideaal product is voor kennisdeling en samenwerking (enig Microsoft-bloed in de organisatie is toch wel vereist).

De back-up strategie
Maar hoe zit het dan met back-ups? Dit is niet simpel weg een kwestie van ntbackup.exe draaien. Ook niet ieder back-up pakket is hierop voorbereid. SharePoint is een samenspel van een bestandssysteem, een webserver en een databaseserver. Op zijn minst moeten deze 3 elementen dus worden opgenomen in de back-up (en Disaster Recovery!) strategie.
Er zijn verschillende scenario’s te beschrijven waarin specifieke zaken fout gaan. Van een aantal ontbrekende documenten tot een volledig uitgebrande serverruimte. Ieder scenario kan baat hebben bij een eigen remedie (bij het ontbreken van 2 documenten wil je liever niet een complete SharePoint Farm herstellen).

Het uitdenken en beschrijven van deze scenario’s kost tijd, en dus geld. Het overslaan van deze stap zal echter enorme risico’s met zich meebrengen. De kosten van het onbeschikbaar zijn van de omgeving of, erger nog, onherstelbaar gegevens kwijt zijn kunnen aanzienlijk hoger oplopen dat het uitwerken van een back-up en Disaster Recovery plan.

Neem mijn woord er niet op, ga vooral zelf even op ontdekkingstocht. Struin het internet af naar praktijkvoorbeelden (fora) of maak de server (fysiek) eens goed schoon met een bijzonder vochtige doek… Succes gegarandeerd!